Создание простого журнала учета простоев в формате Excel

Учет и анализ простоев – это одна из основополагающих в формуле повышения эффективности производства. Адекватный учет простоев оборудования позволит увидеть реальные узкие места в производстве. Правильная организация учета и анализа простоев позволит повысить эффективность производства и, в конечном итоге, минимизировать затраты и увеличить прибыль.

При отсутствии автоматизированной системы учета простоев для начала можно организовать его для ведения в ручном режиме в формате Excel. Ниже приведу шаги, исходя из личного опыта, которые были проделаны на начальных этапах внедрения единой системы учета простоев в реальной компании.

1. Создаем три уровня простоев

Уровень 1 – самый верхний уровень простоев. Это самая вершина пирамиды и состоит она буквально из нескольких пунктов (например: простой производственной линии; общезаводской простой; ненадлежащее снабжение ТМЦ и т.д.).

Уровень 2 – более расширенный список простоев. Это список, который расшифровывает простои уровня 1 (например: общезаводской простой 1-го уровня состоит из таких простоев 2-го уровня: аварийное отключение электроэнергии; аварийность ЖД; аварийность автотранспорта и т.д.).

Уровень 3 – детальный список простоев. Это самый детальный список поломок и простоев. Но, исходя из личного опыта, хочу предупредить, что список простоев 3-го уровня всё-таки не стоит делать слишком большим. Список в 500 пунктов уже будет довольно тяжел в работе и рискует не прижиться. В нашем случае был разработан список из 200 таких позиций, и, поверьте, даже с таким списком на первых порах было затруднительно работать. Итак, список простоев 3-го уровня – это именно тот список, с которым придется работать конечному пользователю (работнику, который будет на своем рабочем месте фиксировать простои). Но все же, необходимо сделать его максимально полным, при этом сохранив его компактность, и попытаться максимально избежать таких пунктов, как «прочие» (например: простой 2-го уровня «аварийное отключение электроэнергии» может состоять из таких пунктов: выход из строя центральной трансформаторной подстанции; повреждение линий электропередач; выход из строя одного ввода; аварийное отключение электроэнергии из-за погодных условий (гроза) и т.д.).

Почему, как указано выше, нужно прилагать максимальные усилия для исключения из списка простоев 3-го уровня пункт «прочие»? Всё очень просто. Имея в перечне из 100 или 300 позиций простоев пункт «прочие», человек при фиксации простоев может перестать пользоваться списком как таковым и все его простои станут «прочими», что значительно затруднит анализ. И таких пользователей, поверьте, будет не мало.

2. Кодируем простои 3-го уровня

Каждому простою 3-го уровня теперь необходимо присвоить индивидуальный код. При этом можно оставить запасные свободные номера в каждой из групп для последующего, при необходимости, дополнения простоями этих самых групп.

Внимание! Для корректной работы журнала учета простоев в Excel, коды простоев не должны повторяться, т.е. каждый простой 3-го уровня должен иметь свой индивидуальный код.

Пример кодирования простоев 3-го уровня:

Самым последним пунктом можно включить пункт типа «Для информации». Он будет служить для фиксирования информации, которая простой за собой не повлекла, но может быть важной для производства (например: при работе конвейера 1Л-120 греется подшипник на приводном барабане).

3. Создаем журнал учета простоев (файл в формате Excel)

Самый простой журнал учета простоев будет иметь вид (пример):

Столбцы B, C, E, I заполняются пользователем.

Рассмотрим заполнение журнала простоев более детально. Мы решили, что фиксируются все простои длительностью более одного часа (пересменки и прочие технологически необходимые простои мы учитывать не будем). Файл мы отдали диспетчеру нашей производственной линии, если нет возможности вести пользователю данный файл на компьютере, можно отдать его в бумажном режиме, при этом, для простоты работы, исключив столбцы, которые будут вычисляться автоматически. Вместе с файлом или журналом учета простоя на бумажном носителе у пользователя должен быть распечатанный перечень кодов простоев 3-го уровня с их текстовым пояснением. Для удобства пользования простои 1-го и 2-го уровня в этот список лучше не включать, чтобы не усложнять работу сотрудника при фиксации факта простоя. Список простоев 1-го и 2-го уровня он нужен уже непосредственно для анализа возникших простоев.

Итак, Столбец A – это обыкновенный порядковый номер записи простоя (этот столбец совсем не обязателен в журнале). Столбец D – время начала простоя, которое заноситься сотрудником при возникновении такового. Столбец C – время окончания простоя опять же заноситься сотрудником. Столбец D – расчетное значение времени простоя (его мы вычисляем по формуле «Столбец C» – «Столбец B»), если предприятие работает круглосуточно и производственные сутки считаются, скажем, с 8:00 до 8:00, то применяем формулу =ЕСЛИ(C2<B2;C2+1;C2)-B2  ). Столбец E – код соответствующего простоя, который сотрудник находит в списке простоев 3-го уровня. Столбцы F, G, H заполняются автоматически при помощи функции ВПР (пример такой функции для простоев 1-го уровня будет выглядеть так: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(E2;’Коды простоев’!$A$1:$D$800;2;ЛОЖЬ);0)  ). Т.е. формула работает следующим образом, при вводе кода простоев на вкладке файла Excel, где находиться наш журнал, из таблицы, размещенной на другой вкладке этого же файла Excel и называемого «Коды простоев», автоматически в ячейку Е2 будет «подтянуто» пояснение простоя 1-го уровня к коду простоя 8. Столбец I – это пояснение к простою, которое заноситься сотрудником при фиксировании простоя и содержит в себе необходимые краткие пояснения причин возникновения простоя или его следствия.

Таким образом, мы получаем весьма упрощенный журнал для ведения учета простоев. Но, тем не менее, эту информацию уже можно изучать и анализировать. Далее мы рассмотрим создание более функциональных журналов учета простоев и системы их анализа.

Скачать для примера файл «Журнал учёта простоев»

Если материал поста был для Вас полезен, поделитесь ссылкой на него в своей соцсети:

При использовании материалов сайта наличие активной ссылки на www.blogbusiness.com.ua обязательно

Вам также может быть интересно:

Создание журнала учёта потерь производства в формате Excel

Материалы партнеров: