Создание простого журнала учета простоев в формате Excel

Учет и анализ простоев – это одна из основополагающих в формуле повышения эффективности производства. Адекватный учет простоев оборудования позволит увидеть реальные узкие места в производстве. Правильная организация учета и анализа простоев позволит повысить эффективность производства и, в конечном итоге, минимизировать затраты и увеличить прибыль.

---

---

При отсутствии автоматизированной системы учета простоев для начала можно организовать его для ведения в ручном режиме в формате Excel. Ниже приведу шаги, исходя из личного опыта, которые были проделаны на начальных этапах внедрения единой системы учета простоев в реальной компании.

1. Создаем три уровня простоев

Уровень 1 – самый верхний уровень простоев. Это самая вершина пирамиды и состоит она буквально из нескольких пунктов (например: простой производственной линии; общезаводской простой; ненадлежащее снабжение ТМЦ и т.д.).

Уровень 2 – более расширенный список простоев. Это список, который расшифровывает простои уровня 1 (например: общезаводской простой 1-го уровня состоит из таких простоев 2-го уровня: аварийное отключение электроэнергии; аварийность ЖД; аварийность автотранспорта и т.д.).

Уровень 3 – детальный список простоев. Это самый детальный список поломок и простоев. Но, исходя из личного опыта, хочу предупредить, что список простоев 3-го уровня всё-таки не стоит делать слишком большим. Список в 500 пунктов уже будет довольно тяжел в работе и рискует не прижиться. В нашем случае был разработан список из 200 таких позиций, и, поверьте, даже с таким списком на первых порах было затруднительно работать. Итак, список простоев 3-го уровня – это именно тот список, с которым придется работать конечному пользователю (работнику, который будет на своем рабочем месте фиксировать простои). Но все же, необходимо сделать его максимально полным, при этом сохранив его компактность, и попытаться максимально избежать таких пунктов, как «прочие» (например: простой 2-го уровня «аварийное отключение электроэнергии» может состоять из таких пунктов: выход из строя центральной трансформаторной подстанции; повреждение линий электропередач; выход из строя одного ввода; аварийное отключение электроэнергии из-за погодных условий (гроза) и т.д.).

Почему, как указано выше, нужно прилагать максимальные усилия для исключения из списка простоев 3-го уровня пункт «прочие»? Всё очень просто. Имея в перечне из 100 или 300 позиций простоев пункт «прочие», человек при фиксации простоев может перестать пользоваться списком как таковым и все его простои станут «прочими», что значительно затруднит анализ. И таких пользователей, поверьте, будет не мало.

2. Кодируем простои 3-го уровня

Каждому простою 3-го уровня теперь необходимо присвоить индивидуальный код. При этом можно оставить запасные свободные номера в каждой из групп для последующего, при необходимости, дополнения простоями этих самых групп.

Внимание! Для корректной работы журнала учета простоев в Excel, коды простоев не должны повторяться, т.е. каждый простой 3-го уровня должен иметь свой индивидуальный код.

Пример кодирования простоев 3-го уровня:

Код	1 уровень	2 уровень	3 уровень
1	Общезаводской простой	Аварийное отключение электроэнергии	Выход из строя центральной трансформаторной подстанции
2	Общезаводской простой	Аварийное отключение электроэнергии	Повреждение высоковольтных линий электропередач
3	Общезаводской простой	Аварийное отключение электроэнергии	Выход из строя одного ввода
4	Общезаводской простой	Аварийное отключение электроэнергии	Аварийное отключение электроэнергии из-за погодных условий (гроза)
5	Общезаводской простой	Аварийное отключение электроэнергии	Свободный (запасной)
6	Общезаводской простой	Аварийность ЖД	Отсутствие порожних ЖД вагонов
7	Общезаводской простой	Аварийность ЖД	Выход из строя ЖД весов
8	Общезаводской простой	Аварийность ЖД	Выход из строя маневровой лебедки на пункте погрузки
9	Общезаводской простой	Аварийность ЖД	Отсутствие сотрудников на пункте погрузки
10	Общезаводской простой	Аварийность ЖД	Свободный (запасной)

Самым последним пунктом можно включить пункт типа «Для информации». Он будет служить для фиксирования информации, которая простой за собой не повлекла, но может быть важной для производства (например: при работе конвейера 1Л-120 греется подшипник на приводном барабане).

3. Создаем журнал учета простоев (файл в формате Excel)

Самый простой журнал учета простоев будет иметь вид (пример):

Столбцы B, C, E, I заполняются пользователем.

Рассмотрим заполнение журнала простоев более детально. Мы решили, что фиксируются все простои длительностью более одного часа (пересменки и прочие технологически необходимые простои мы учитывать не будем). Файл мы отдали диспетчеру нашей производственной линии, если нет возможности вести пользователю данный файл на компьютере, можно отдать его в бумажном режиме, при этом, для простоты работы, исключив столбцы, которые будут вычисляться автоматически. Вместе с файлом или журналом учета простоя на бумажном носителе у пользователя должен быть распечатанный перечень кодов простоев 3-го уровня с их текстовым пояснением. Для удобства пользования простои 1-го и 2-го уровня в этот список лучше не включать, чтобы не усложнять работу сотрудника при фиксации факта простоя. Список простоев 1-го и 2-го уровня он нужен уже непосредственно для анализа возникших простоев.

Итак, Столбец A – это обыкновенный порядковый номер записи простоя (этот столбец совсем не обязателен в журнале). Столбец D – время начала простоя, которое заноситься сотрудником при возникновении такового. Столбец C – время окончания простоя опять же заноситься сотрудником. Столбец D – расчетное значение времени простоя (его мы вычисляем по формуле «Столбец C» – «Столбец B»), если предприятие работает круглосуточно и производственные сутки считаются, скажем, с 8:00 до 8:00, то применяем формулу =ЕСЛИ(C2<B2;C2+1;C2)-B2  ). Столбец E – код соответствующего простоя, который сотрудник находит в списке простоев 3-го уровня. Столбцы F, G, H заполняются автоматически при помощи функции ВПР (пример такой функции для простоев 1-го уровня будет выглядеть так: =ЕСЛИОШИБКА(ВПР(E2;’Коды простоев’!$A$1:$D$800;2;ЛОЖЬ);0)  ). Т.е. формула работает следующим образом, при вводе кода простоев на вкладке файла Excel, где находиться наш журнал, из таблицы, размещенной на другой вкладке этого же файла Excel и называемого «Коды простоев», автоматически в ячейку Е2 будет «подтянуто» пояснение простоя 1-го уровня к коду простоя 8. Столбец I – это пояснение к простою, которое заноситься сотрудником при фиксировании простоя и содержит в себе необходимые краткие пояснения причин возникновения простоя или его следствия.

Таким образом, мы получаем весьма упрощенный журнал для ведения учета простоев. Но, тем не менее, эту информацию уже можно изучать и анализировать. Далее мы рассмотрим создание более функциональных журналов учета простоев и системы их анализа.

Скачать для примера файл «Журнал учёта простоев»

---

---

---

Если материал поста был для Вас полезен, поделитесь ссылкой на него в своей соцсети:

При использовании материалов сайта наличие активной ссылки на www.blogbusiness.com.ua обязательно

Вам также может быть интересно:

Создание журнала учёта потерь производства в формате Excel

---

Материалы партнеров: