Блок Планирование персонала
Блок «Планирование персонала» в финансовой модели предназначен для того, чтобы можно было грамотно спланировать структуру персонала для стабильного функционирования бизнеса, а также правильно рассчитать фонд оплаты труда.
Состоит данный блок из следующих подразделов:
1. График работы и схема персонала
2. График выходов сотрудников
3. Расчет фонда оплаты труда
4. В конце данного поста мы посмотрим, в какие таблицы тянутся данные из блока «Персонал».
Теперь обо всем по порядку и подробно.
1. График работы и схема персонала
В этом разделе мы первым делом определимся с графиком работы бизнеса. В моем случае – это развлекательный центр активного отдыха. Нам нужно заполнить следующие поля модели:
— Количество рабочих дней в неделю
— Количество часов работы в день
Мой центр будет работать полный месяц, т.е. 7 дней в неделю по 12 часов в день. Соответственно в месяц мой центр будет работать 336 часов. Модель считает это по формуле:
12 часов в сутки х 7 дней в неделю х 4 недели в месяц = 336 часов в месяц
Вот мой пример:
Далее я должен подумать над структурой персонала моего развлекательного центра, а вы соответственно над структурой персонала вашего бизнеса.
Сперва схему персонала я набросаю карандашом на отдельном листочке, а потом построю ее в моей модели в специально отведенном месте.
Для примера вы можете посмотреть на пустую схему персонала справа в блоке «Персонал»:
Ваша схема должна состоять из таких же прямоугольников. Для того чтобы схема была информативнее и проще в визуальном восприятии, я сделал для разных уровней персонала разные цвета блоков. Эти цвета видно слева на рисунке выше. Вы можете, при необходимости, заменить эти цвета на свои или и вовсе использовать только одну цветовую гамму.
Желтый блок я применяю для аутсорсинга, т.е. я планирую передать часть непрофильных функций подрядчику. Например, уборку помещения у меня будет производить специализированная клининговая компания, которую я найму перед открытием. Затраты на оплату услуг по уборке помещения я буду закладывать в операционные расходы.
Итак, мне нужен директор (это я), бухгалтер, администратор, главный инструктор, инструктора по направлениям (батуты, скалодром, веревочный парк), медработник (необходимость в этом сотруднике я еще уточняю, по пока буду планировать данную штатную единицу).
На отдельном листике бумаги я набросал схему персонала, и теперь буду переносить ее в соответствующее место финансовой модели:
Рисовать схему я буду путем копирования ячеек нужного мне цвета из части условных обозначений.
Директор у меня будет стоять в самом верху моей схемы. Бухгалтер находится в подчинении только у директора. Его поставлю немного в стороне, после чего соединю все прямоугольники линиями. Администратор тоже в подчинении директора. Инструктора у меня в прямом подчинении главному инструктору, а не администратору, поэтому я все отражаю на своей схеме соответствующим образом.
Вот мой пример:
Теперь мне нужно соединить все прямоугольники, показав тем самым структуру подчинения персонала. Для построения линий, я буду использовать самый простой способ, т.е. буду устанавливать соответствующие границы ячеек. Для этого я использую четыре верхних границы блока «Шрифт» вкладки «Главная» на панели инструментов Excel. Если вам нужно стереть какую-то границу, используйте терку (стрелка 4).
Вот что у меня получилось в итоге.
Мой пример:
Можно перестроить схему по-другому, чтобы она выглядела более красиво.
Вот мой второй пример:
Пожалуй, эту схему и оставлю, т.к. в первом примере, я не указал медработника, а я его пока планирую брать в штат.
Если вы хотите построить схему персонала каким-либо другим способом, пожалуйста, главное вписаться в отведенную для этого зону модели.
Теперь вам нужно подумать над графиком работы персонала (если в этом есть необходимость).
Я буду планировать работу своего рабочего персонала (т.е. инструкторов) в две смены: 1-я смена с 10:00 до 16:00, 2-я – с 16:00 до 22:00. Для всех остальных сотрудников (директор, бухгалтер и т.д.) я буду в следующем подразделе при планировании графика выходов указывать количество часов работы в день, а не смены. Например, администраторы у меня будут работать по 12 часов, соответственно, все это я отражу на графике выходов. А сейчас заполню часы для первой и второй смен. Причем формат ввода часов и минут должен быть только через двоеточие, иначе формула в модели не сработает.
Мой пример:
2. График выходов сотрудников
В этом подразделе необходимо для каждого сотрудника построить график выходов, чтобы правильно распределить рабочее время и не нарушить закон о труде.
В своем примере я буду график строить абсолютно для всех сотрудников, начиная от директора, заканчивая инструкторами моего развлекательного центра.
Первым делом, я всех работников записываю в столбец «Сотрудники». У меня на данном этапе планирования всего получается 16 человек, но в процессе построения графика выходов, возможно, мне придется сотрудников добавлять или убирать.
Вот мой пример:
Такое количество персонала у меня подходит для всех трех вариантов организации бизнеса, поэтому в столбце «Вариант» я оставлю «все». После чего заполню столбец «Смены/часы». В моем случае, смены, которые я указал в подразделе выше, я буду применять только для инструкторов (кроме главного инструктора), а ко всем остальным сотрудникам, я проставлю в график выходов часы работы в день.
Мой пример:
После этого, я перехожу к построению графика выходов каждого сотрудника. Директор (т.е. я) официально будет работать по 8 часов в день с выходными в среду и субботу. Администраторы и медработники будут работать по 12 часов по два дня подряд. Таким образом, я строю график для всех сотрудников. Только для инструкторов по направлениям буду проставлять не часы, а смены (первая или вторая).
Бухгалтер у меня будет дополнительно еще выполнять функции администратора сайта и заниматься вопросами маркетинга, которые я буду поручать ему (ей), поэтому рабочий день бухгалтера будет 8 часов.
Внимание! Выходной необходимо обозначать только русской буквой «В»!
Мой пример:
Когда график выходов закончен, важно посмотреть на столбец «Всего часов», чтобы не было у сотрудников больших переработок, которые могут идти в разрез действующего в вашем регионе закона о труде. Столбец «Кол-во выходных» приведен исключительно для справки.
3. Расчет фонда оплаты труда
В таблице «Расчет фонда оплаты труда» в ячейку «Ставка начислений на заработную плату с предприятия» сама ставка автоматически подтягивается из первого блока «Общие данные». Эта же ставка видна в столбце «Ставка сбора, %». В моем примере – это 22%.
Столбцы «Сотрудники» и «Варианты» автоматически подтягиваются из предыдущей таблицы «График выходов сотрудников». Наша задача теперь заполнить столбец «Оклад/Тариф за час», выбрав из выпадающего списка нужный пункт для каждого сотрудника. А также необходимо каждому сотруднику установить в столбце «Оклад/Тариф» соответствующую оплату. Соответственно, оклад – это сумма зарплаты сотрудника за месяц, а тариф – оплата за час работы. В столбец «Часы работы» цифры автоматически подтянутся из графика выходов.
Саму же оплату труда по каждому сотруднику видно в столбце «ИТОГО зарплата (включая сборы)», где выведена оплата труда умноженная на ставку начислений на заработную плату. Это и есть тот фонд оплаты труда, который попадает в вашу затратную часть.
В моем примере тариф я устанавливаю только для инструкторов отдельных зон моего развлекательного центра. Все остальные сотрудники, включая главного инструктора, будут у меня на окладах.
Вот мой пример:
Из таблицы выше видно, что без учета индекса инфляции ежемесячный фонд заработной платы для каждого из трех вариантов у меня будет составлять одинаково 19959 евро. То есть ежемесячно у меня будет уходить на оплату труда и налоги на зарплату практически 20 тысяч евро.
Но индекс инфляции, который я ввел в финансовую модель в блоке «Макропоказатели», я учитывать буду, а значит, фонд заработной платы у меня тоже будет с каждым месяцем расти.
Соответственно индекс инфляции, я оставляю включенным:
И далее перехожу к вводу количества персонала по каждой строчке. Объясню на примере. Все сотрудники у меня будут работать с дня открытия моего развлекательного центра, т.е. с 15 апреля 2018 года. Соответственно в строку «человек» мне нужно проставить количество человек к каждой позиции.
Вот мой пример:
Обращаю ваше внимание, что по строкам (по сотрудникам) в заработной плате инфляция не учитывается, так как мой опыт работы показывает, что зарплата по месяцам с инфляцией порядком путает людей при составление бизнес-планов. Поэтому инфляция учтена по каждому из вариантов в итоговой строке вверху таблицы.
Теперь поговорим о нюансах. Если вы привлекали какого-то человека временно, то для того, чтобы это отразить, я ставлю в месяц увольнения сотрудника цифру -1 (минус один).
Вот пример:
Как видите, в апреле у моего бухгалтера зарплата есть, а уже в мае он уволен, т.е. в данном примере, человек у меня работал только один месяц.
В случае, когда возникает необходимость повлиять на сумму заработной платы в какой-то конкретный месяц, то тогда нужно идти на корректировку ячеек с белой заливкой, которые содержат формулы. Объясню на примере. Мой развлекательный центр начинает работать с середины апреля 2018 года, значит, заработную плату я должен посчитать в апреле только за полмесяца. Для этого я снимаю защиту листа (см. инструкцию «Что нужно знать из Excel для работы с моделью») и в строке «сумма» дописываю к формуле умножение на 0,5 (т.е. дописываю *0,5 или *50%).
Выглядит это так:
Дописав *0,5, нажимаем клавишу «Enter». И видим, что вся строка заработной платы изменилась. Но ведь в мае я работаю полный месяц, поэтому в мае мне нужно вернуть уровень заработной платы назад. Для этого я в строке «сумма» в мае дописываю в конце формулы *2 (умножить на два).
Выглядит это так:
После всех этих манипуляций, мой пример будет выглядеть так:
По окончанию работы с белыми ячейками, а вновь установлю защиту листа.
На этом расчет фонда заработной платы закончен.
4. Таблицы, в которые тянутся данные из блока «Персонал»
Фонд заработной платы тянется в таблицу «Операционные расходы» на листе «Исходные данные»:
На лист «Титул»:
На лист «4.График выходов»:
На лист «5.Расчет заработной платы»:
На лист «6.Расчет ФОТ»:
Внизу данного листа есть диаграммы для анализа изменений фонда заработной платы по годам и по месяцам:
На листы «11.1.PnL (В-1)», «11.2.CF (В-1)» и «11.3.Баланс (В-1)» (к соответствующему варианту, если их у вас несколько).
При этом в «Отчете о Прибылях и убытках» заработная плата отражается в месяц ее начисления, а в «Отчете о Движении денежных средств» зарплата и начисления на неё выплачиваются на месяц позже.
Объясню на примере. Мой развлекательный центр начал работать в апреле. Соответственно в апреле я отражаю для своего персонала заработную плату с учетом начислений в Отчете о Прибылях и убытках, но реально я заработную плату за апрель выплачу только в первой половине мая, значит, в Отчете о Движении денежных средств я отражу выплату только в мае. Таким образом, в Балансе у меня в апреле возникает краткосрочная кредиторская задолженность на апрельскую сумму фонда заработной платы с учетом начислений, которая отражается в соответствующей строке пассивов.
Скачать готовую финансовую модель можно здесь
Видеоинструкция по заполнению блока Планирование персонала и расчет фонда оплаты труда
| << Инструкция блока №4 |
Все анонсы новых постов и инструкций после публикации я выставляю на странице блога в Facebook.
Хотите первым узнать о новой публикации на моем блоге, подписывайтесь на страницу блога в Facebook!
Если материал поста был для Вас полезен, поделитесь ссылкой на него в своей соцсети:
При использовании материалов сайта наличие активной ссылки на www.blogbusiness.com.ua обязательно
Все анонсы блога я публикую в Facebook. Хотите первым узнать, что нового появилось на блоге, подписывайтесь на страницу блога:
2 комментария
добрый день!
Я попытался воспользоваться вашим чудо шаблоном но начиная со стороки 454 расчет фонда оплаты труда у меня просиходят чудеса арифметики)))
строка 462 столбец АЕ, получается что там сумма оплаты за весь год с учетом нарастающего итога ? этоже приводит к ужасу)).
Прошу разъяснить данный пункт.
Благодаррю
Добрый день, Александр!
При планировании персонала, вы каждый месяц принимаете новых сотрудников практически по каждой позиции (что было видно из вашего скриншота, который вы мне присылали на почту), поэтому сумма и растет ежемесячно, выливаясь суммарно по году в миллионы.