0

Блок Планирование персонала

Автор: Андрей Дата: 03.11.2017 Рубрика: Бизнес-план - пошаговая инструкция

Планирование персонала в финансовой моделиБлок «Планирование персонала» в финансовой модели предназначен для того, чтобы можно было грамотно спланировать структуру персонала для стабильного функционирования бизнеса, а также правильно рассчитать фонд оплаты труда.



Состоит данный блок из следующих подразделов:

1. График работы и схема персонала
2. График выходов сотрудников
3. Расчет фонда оплаты труда
4. В конце данного поста мы посмотрим, в какие таблицы тянутся данные из блока «Персонал».

Теперь обо всем по порядку и подробно.

1. График работы и схема персонала

В этом разделе мы первым делом определимся с графиком работы бизнеса. В моем случае – это развлекательный центр активного отдыха. Нам нужно заполнить следующие поля модели:

— Количество рабочих дней в неделю

— Количество часов работы в день

Мой центр будет работать полный месяц, т.е. 7 дней в неделю по 12 часов в день. Соответственно в месяц мой центр будет работать 336 часов. Модель считает это по формуле:

12 часов в сутки х 7 дней в неделю х 4 недели в месяц = 336 часов в месяц


Вот мой пример:

Пример ввода периода работы


Далее я должен подумать над структурой персонала моего развлекательного центра, а вы соответственно над структурой персонала вашего бизнеса.

Сперва схему персонала я набросаю карандашом на отдельном листочке, а потом построю ее в моей модели в специально отведенном месте.

Для примера вы можете посмотреть на пустую схему персонала справа в блоке «Персонал»:

Пример схемы персонала

Ваша схема должна состоять из таких же прямоугольников. Для того чтобы схема была информативнее и проще в визуальном восприятии, я сделал для разных уровней персонала разные цвета блоков. Эти цвета видно слева на рисунке выше. Вы можете, при необходимости, заменить эти цвета на свои или и вовсе использовать только одну цветовую гамму.

Желтый блок я применяю для аутсорсинга, т.е. я планирую передать часть непрофильных функций подрядчику. Например, уборку помещения у меня будет производить специализированная клининговая компания, которую я найму перед открытием. Затраты на оплату услуг по уборке помещения я буду закладывать в операционные расходы.

Итак, мне нужен директор (это я), бухгалтер, администратор, главный инструктор, инструктора по направлениям (батуты, скалодром, веревочный парк), медработник (необходимость в этом сотруднике я еще уточняю, по пока буду планировать данную штатную единицу).

На отдельном листике бумаги я набросал схему персонала, и теперь буду переносить ее в соответствующее место финансовой модели:

Отведенное в модели место для схемы персонала

Рисовать схему я буду путем копирования ячеек нужного мне цвета из части условных обозначений.

Директор у меня будет стоять в самом верху моей схемы. Бухгалтер находится в подчинении только у директора. Его поставлю немного в стороне, после чего соединю все прямоугольники линиями. Администратор тоже в подчинении директора. Инструктора у меня в прямом подчинении главному инструктору, а не администратору, поэтому я все отражаю на своей схеме соответствующим образом.


Вот мой пример:

Пример построения схемы персонала


Теперь мне нужно соединить все прямоугольники, показав тем самым структуру подчинения персонала. Для построения линий, я буду использовать самый простой способ, т.е. буду устанавливать соответствующие границы ячеек. Для этого я использую четыре верхних границы блока «Шрифт» вкладки «Главная» на панели инструментов Excel. Если вам нужно стереть какую-то границу, используйте терку (стрелка 4).

Границы ячейки как инструмент для связки блоков схемы

Вот что у меня получилось в итоге.


Мой пример:

Пример готовой схемы управления персоналом


Можно перестроить схему по-другому, чтобы она выглядела более красиво.


Вот мой второй пример:

Второй пример готовой схемы управления персоналом


Пожалуй, эту схему и оставлю, т.к. в первом примере, я не указал медработника, а я его пока планирую брать в штат.

Если вы хотите построить схему персонала каким-либо другим способом, пожалуйста, главное вписаться в отведенную для этого зону модели.

Теперь вам нужно подумать над графиком работы персонала (если в этом есть необходимость).

Поля ввода графика работы персонала

Я буду планировать работу своего рабочего персонала (т.е. инструкторов) в две смены: 1-я смена с 10:00 до 16:00, 2-я – с 16:00 до 22:00. Для всех остальных сотрудников (директор, бухгалтер и т.д.) я буду в следующем подразделе при планировании графика выходов указывать количество часов работы в день, а не смены. Например, администраторы у меня будут работать по 12 часов, соответственно, все это я отражу на графике выходов. А сейчас заполню часы для первой и второй смен. Причем формат ввода часов и минут должен быть только через двоеточие, иначе формула в модели не сработает.


Мой пример:

Поля ввода графика работы персонала


2. График выходов сотрудников

В этом подразделе необходимо для каждого сотрудника построить график выходов, чтобы правильно распределить рабочее время и не нарушить закон о труде.

В своем примере я буду график строить абсолютно для всех сотрудников, начиная от директора, заканчивая инструкторами моего развлекательного центра.

Первым делом, я всех работников записываю в столбец «Сотрудники». У меня на данном этапе планирования всего получается 16 человек, но в процессе построения графика выходов, возможно, мне придется сотрудников добавлять или убирать.


Вот мой пример:

Поля ввода сотрудников при построении графика выходов


Такое количество персонала у меня подходит для всех трех вариантов организации бизнеса, поэтому в столбце «Вариант» я оставлю «все». После чего заполню столбец «Смены/часы». В моем случае, смены, которые я указал в подразделе выше, я буду применять только для инструкторов (кроме главного инструктора), а ко всем остальным сотрудникам, я проставлю в график выходов часы работы в день.


Мой пример:

Поля ввода сотрудников при построении графика выходов


После этого, я перехожу к построению графика выходов каждого сотрудника. Директор (т.е. я) официально будет работать по 8 часов в день с выходными в среду и субботу. Администраторы и медработники будут работать по 12 часов по два дня подряд. Таким образом, я строю график для всех сотрудников. Только для инструкторов по направлениям буду проставлять не часы, а смены (первая или вторая).

Бухгалтер у меня будет дополнительно еще выполнять функции администратора сайта и заниматься вопросами маркетинга, которые я буду поручать ему (ей), поэтому рабочий день бухгалтера будет 8 часов.

Внимание! Выходной необходимо обозначать только русской буквой «В»!


Мой пример:

Пример готового графика выходов


Когда график выходов закончен, важно посмотреть на столбец «Всего часов», чтобы не было у сотрудников больших переработок, которые могут идти в разрез действующего в вашем регионе закона о труде. Столбец «Кол-во выходных» приведен исключительно для справки.

3. Расчет фонда оплаты труда

В таблице «Расчет фонда оплаты труда» в ячейку «Ставка начислений на заработную плату с предприятия» сама ставка автоматически подтягивается из первого блока «Общие данные». Эта же ставка видна в столбце «Ставка сбора, %». В моем примере – это 22%.

Столбцы «Сотрудники» и «Варианты» автоматически подтягиваются из предыдущей таблицы «График выходов сотрудников». Наша задача теперь заполнить столбец «Оклад/Тариф за час», выбрав из выпадающего списка нужный пункт для каждого сотрудника. А также необходимо каждому сотруднику установить в столбце «Оклад/Тариф» соответствующую оплату. Соответственно, оклад – это сумма зарплаты сотрудника за месяц, а тариф – оплата за час работы. В столбец «Часы работы» цифры автоматически подтянутся из графика выходов.

Саму же оплату труда по каждому сотруднику видно в столбце «ИТОГО зарплата (включая сборы)», где выведена оплата труда умноженная на ставку начислений на заработную плату. Это и есть тот фонд оплаты труда, который попадает в вашу затратную часть.

Поля ввода окладов и тарифов

В моем примере тариф я устанавливаю только для инструкторов отдельных зон моего развлекательного центра. Все остальные сотрудники, включая главного инструктора, будут у меня на окладах.


Вот мой пример:

Пример ввода окладов и тарифов в модель


Из таблицы выше видно, что без учета индекса инфляции ежемесячный фонд заработной платы для каждого из трех вариантов у меня будет составлять одинаково 19959 евро. То есть ежемесячно у меня будет уходить на оплату труда и налоги на зарплату практически 20 тысяч евро.

Но индекс инфляции, который я ввел в финансовую модель в блоке «Макропоказатели», я учитывать буду, а значит, фонд заработной платы у меня тоже будет с каждым месяцем расти.

Соответственно индекс инфляции, я оставляю включенным:

Поле включения или отключения индекса инфляции в расчет фонда заработной платы

И далее перехожу к вводу количества персонала по каждой строчке. Объясню на примере. Все сотрудники у меня будут работать с дня открытия моего развлекательного центра, т.е. с 15 апреля 2018 года. Соответственно в строку «человек» мне нужно проставить количество человек к каждой позиции.


Вот мой пример:

Поле включения или отключения индекса инфляции в расчет фонда заработной платы


Обращаю ваше внимание, что по строкам (по сотрудникам) в заработной плате инфляция не учитывается, так как мой опыт работы показывает, что зарплата по месяцам с инфляцией порядком путает людей при составление бизнес-планов. Поэтому инфляция учтена по каждому из вариантов в итоговой строке вверху таблицы.

Теперь поговорим о нюансах. Если вы привлекали какого-то человека временно, то для того, чтобы это отразить, я ставлю в месяц увольнения сотрудника цифру -1 (минус один).


Вот пример:

Пример отражения в модели временных сотрудников


Как видите, в апреле у моего бухгалтера зарплата есть, а уже в мае он уволен, т.е. в данном примере, человек у меня работал только один месяц.

В случае, когда возникает необходимость повлиять на сумму заработной платы в какой-то конкретный месяц, то тогда нужно идти на корректировку ячеек с белой заливкой, которые содержат формулы. Объясню на примере. Мой развлекательный центр начинает работать с середины апреля 2018 года, значит, заработную плату я должен посчитать в апреле только за полмесяца. Для этого я снимаю защиту листа (см. инструкцию «Что нужно знать из Excel для работы с моделью») и в строке «сумма» дописываю к формуле умножение на 0,5 (т.е. дописываю *0,5 или *50%).

Выглядит это так:

Порядок корректировки заработной платы в сторону уменьшения

Дописав *0,5, нажимаем клавишу «Enter». И видим, что вся строка заработной платы изменилась. Но ведь в мае я работаю полный месяц, поэтому в мае мне нужно вернуть уровень заработной платы назад. Для этого я в строке «сумма» в мае дописываю в конце формулы *2 (умножить на два).

Выглядит это так:

Порядок корректировки заработной платы в сторону увеличения


После всех этих манипуляций, мой пример будет выглядеть так:

Заполненный пример расчета фонда заработной платы


По окончанию работы с белыми ячейками, а вновь установлю защиту листа.

На этом расчет фонда заработной платы закончен.

4. Таблицы, в которые тянутся данные из блока «Персонал»

Фонд заработной платы тянется в таблицу «Операционные расходы» на листе «Исходные данные»:

Отражение фонда заработной платы в таблице планирования операционных расходов

На лист «Титул»:

Отражение фонда заработной платы в таблице планирования операционных расходов

На лист «4.График выходов»:

Прогнозный график выходов сотрудников

На лист «5.Расчет заработной платы»:

Прогнозный расчет заработной платы

На лист «6.Расчет ФОТ»:

Прогнозный фонд оплаты труда

Внизу данного листа есть диаграммы для анализа изменений фонда заработной платы по годам и по месяцам:

Диаграммы для анализа фонда оплаты труда

На листы «11.1.PnL (В-1)», «11.2.CF (В-1)» и «11.3.Баланс (В-1)» (к соответствующему варианту, если их у вас несколько).

При этом в «Отчете о Прибылях и убытках» заработная плата отражается в месяц ее начисления, а в «Отчете о Движении денежных средств» зарплата и начисления на неё выплачиваются на месяц позже.

Объясню на примере. Мой развлекательный центр начал работать в апреле. Соответственно в апреле я отражаю для своего персонала заработную плату с учетом начислений в Отчете о Прибылях и убытках, но реально я заработную плату за апрель выплачу только в первой половине мая, значит, в Отчете о Движении денежных средств я отражу выплату только в мае. Таким образом, в Балансе у меня в апреле возникает краткосрочная кредиторская задолженность на апрельскую сумму фонда заработной платы с учетом начислений, которая отражается в соответствующей строке пассивов.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о движении денежных средств

Прогнозный баланс

Скачать готовую финансовую модель можно здесь


Видеоинструкция по заполнению блока Планирование персонала и расчет фонда оплаты труда


<< Инструкция блока №4

Инструкция блока №6 >>


Все анонсы новых постов и инструкций после публикации я выставляю на странице блога в Facebook.

Хотите первым узнать о новой публикации на моем блоге, подписывайтесь на страницу блога в Facebook!



Если материал поста был для Вас полезен, поделитесь ссылкой на него в своей соцсети:

При использовании материалов сайта наличие активной ссылки на www.blogbusiness.com.ua обязательно


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

пятнадцать − десять =

Copyright © 2012-2017 Блог для начинающих предпринимателей All rights reserved.
This site is using the Desk Mess Mirrored theme, v2.5, from BuyNowShop.com.

Каталог@MAIL.RU - каталог ресурсов интернет Рейтинг@Mail.ru